INSTRUCTIVO DPPJ - PERSONAS JURIDICAS - FISCALIZACIONES - CONCURRENCIA A ASAMBLEAS - SOCIEDADES COMERCIALES CONTROLADAS - DOCUMENTACIÓN PREVIA Y POSTERIOR - CONVOCATORIA - DIVIDENDOS
Sociedades Comerciales Controladas:
DOCUMENTACIÓN PREVIA.
Las sociedades comerciales sujetas a control permanente presentarán al Departamento Contralor la convocatoria de sus Asambleas, con veinticinco (25) días corridos antes de la fecha fijada para la reunión, presentando:
a) Formulario de Minuta Rogatoria
b) Copia certificada del Acta de reunión del Directorio, que dispuso la convocatoria a Asamblea Ordinaria y/o Extraordinaria y determinó el orden del día a tratar.
c) Texto del edicto de la convocatoria para su autorización y posterior publicación en el Boletín Oficial y en un diario de mayor circulación en la República.
Exceptuase de este requisito a las asambleas que se celebren en los términos del Art. 237 de la Ley 19.550 y sus modificatorias.
d) Copia certificada de la Memoria del Directorio, con arreglo a lo establecido por el Art. 66 de la Ley 19.550.
e) Un ejemplar del Balance General, Estado de Resultados, Cuadros y Anexos, dando cumplimiento a lo establecido en las Resoluciones Técnicas del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la Provincia de Buenos Aires.
El mismo estará informado Profesional de Ciencias Económicas, con los recaudos previstos en el Art. 26.
f) Copia certificada del informe de la Sindicatura, el que deberá ajustarse a lo establecido en el inc. 5 del Art. 294 de la Ley19.550.
g) Copia certificada del informe del Consejo de Vigilancia, el que deberá ajustarse a lo establecido en el inc. e) del Art. 281 de la Ley 19.550.
DOCUMENTACIÓN POSTERIOR.
Dentro de los treinta días posteriores a la celebración de la Asamblea, las sociedades encuadradas en esta sección, presentarán al Departamento Contralor:
a. Formulario de Minuta Rogatoria
b) Ejemplar del Boletín Oficial y los cinco o tres ejemplares del diario de mayor circulación en el que se publico la convocatoria.
c) Copia certificada del acta de la asamblea celebrada.
d) Copia certificada del o los folios del Libro de Depósito de Acciones y Registro de Asistencia a Asamblea en el que se registró la asistencia de los socios. Al pie del último folio utilizado deberá constar cierre de asistencia firmado por el titular del órgano de administración, que contendrá detalle de la cantidad de accionistas presentes, votos y el capital que representan.
e) Anexo IX, el cual forma parte de la presente y en el que se deberá consignar la nómina de los integrantes del Directorio, Consejo de Vigilancia y Sindicatura, electos o renovados, precisando: cargo, nombre y apellido, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, domicilio particular de cada uno.
La misma deberá estar suscripta por el Presidente, con firma certificada.
f) Tasa Anual de Fiscalizaciones que establece la Ley Impositiva vigente.
TRAMITE SOBRE CONVOCATORIA DE ASAMBLEAS DE SOCIEDADES CONTROLADAS.
El Departamento de Contralor, - recibida la documentación del Art. 295 de la Disposición D.P.P.J. N° 18/2012, verificará, el estado actual de la sociedad, en lo concerniente al cumplimiento de los deberes formales con esta repartición.
A tal fin, el agente interviniente emitirá un informe en el que dejará constancia de la situación de la sociedad y remitirá el mismo, junto con la documentación presentada por la sociedad a Mesa de Entradas el mismo día de la presentación, para su caratulación.
DIVIDENDOS ANTICIPADOS. Las sociedades incluidas en el artículo 299 de la Ley 19.550, que distribuyan dividendos anticipados, deberán comunicarlo a esta Dirección Provincial, presentando la siguiente documentación:
a) Copia certificada del acta de reunión de Directorio que resuelve la distribución anticipada;
b) Ejemplar del balance aprobado para la distribución de los dividendos suscripto por Profesional de Ciencias Económicas, con los recaudos previstos en el Art. 26
c) Informe del Síndico o Comisión Fiscalizadora o Consejo de Vigilancia;
d) Ejemplar del Boletín Oficial y de diario de mayor circulación
Departamento Asesoramiento a Asociaciones Civiles sin fines de lucro y Seguimiento de los Convenios con los Municipios:
Procedimiento de Normalización de Asociaciones Civiles: Inicio/contar con socios/tramite interno/ dictamen general/ verificación de libros/ dictamen completo/fracaso e la normalización inicio de cancelación/ dictamen final de la normalización y archivo.
El proceso de normalización es de carácter excepcional. El Organismo de Control evaluará su procedencia en atención a los elementos aportados, la existencia o no de procesos previos de normalización, estado de denuncias previas y durante el proceso, intervenciones, fracciones irreconciliables en la conformación interna, existencia o no de patrimonio que es necesario administrar o liquidar, existencia o no de matricula de la entidad.
Adeudada la presentación de tres o más ejercicios económicos o vencido el mandato de Comisión Directiva y habiendo continuidad de funcionamiento en estado irregular, procederá la normalización.
A los fines de iniciar dicho trámite se acompañará acta de asamblea de socios autoconvocados, siendo viable copia del acta labrada en el libro de actas acompañada de constancia de los asistentes a la asamblea.
La calidad de socio se acreditará con las constancias del legajo si fueran socios fundadores, con informe interno si han integrado alguna Comisión Directiva presentada ante este Organismo o con el Libro Rubricado de Registro de Asociados.
Se autoconvocarán solamente socios anteriores a la fecha del último ejercicio presentado en el Departamento Contralor. Todos los asistentes a la asamblea de socios autoconvocados firmaran el acta de la cual surja la voluntad de iniciar el proceso de normalización y la designación de tres normalizadores. Debiendo aclarar nombre y apellido, documento de identidad y numero de matricula de socio, de cada uno de ellos o su calidad de socio fundador.
El numero de socios autoconvocados será igual o mayor a la cantidad de cargos titulares y suplentes de la Comisión Directiva y Revisora de Cuentas.
La Comisión Normalizadora se encontrara legitimada para representar a la entidad en el período de normalización, una vez que esta Dirección verifique el cumplimiento de los requisitos antes señalados, y valide su calidad de socios anteriores a la fecha de la última presentación efectuada en el Departamento Contralor.
La Comisión Normalizadora electa presentara nota con firma certificada de sus integrantes solicitando los lineamientos para el trámite; manifestando si poseen libros sociales y contables rubricados. Asimismo acompañará copia de estatutos, reformas, acta constitutiva, listado de socios fundadores o copia simple de rúbrica y libro registro de asociados en el que figuren registrados quienes se autoconvocan, con más minuta rogatoria con firma certificada de normalizadores.
El trámite de normalización será receptado a través de Mesa de Entradas General, Oficinas Delegadas, Mesa de Entradas de Municipios de la Dirección de Fiscalizaciones en los casos que tramiten en virtud de convenios de colaboración vigentes entre la Dirección y los distintos
Municipios de la Provincia.
El Departamento interviniente verificará la calidad de socios anteriores a la fecha de la ultima presentación efectuada ante el Departamento Contralor de los firmantes autoconvocados, el estado de la entidad mediante Informe del Departamento Contralor y del Departamento Rúbrica de Libros y la existencia de denuncias que obstaculicen el proceso de normalización, las que serán resueltas con carácter previo. Se dictaminará el reconocimiento de los normalizadores e indicaran los lineamientos a seguir y los plazos a cumplir. En cualquier momento del trámite podrán requerirse los libros sociales y contables para su verificación. Dentro de los lineamientos se podrá ordenar: la matriculación de la entidad, su reempadronamiento, la rubrica de libros, constatar el estado patrimonial y existencia de bienes registrables, la necesidad de ejercer acciones legales en resguardo del patrimonio social, llamar a reempadronamiento de socios, la confección de padrón de socios anteriores a la fecha del incumplimiento, en condiciones de votar, la confección de memorias y balances adeudados para su consideración en forma individual en la Asamblea General Ordinaria que finalice el proceso, la publicidad de los actos, el cumplimiento de los actos pre y post asamblearios.
La Comisión Normalizadora ejercerá en forma provisoria las funciones de una Comisión Directiva y permanecerá en tal carácter hasta la realización de la Asamblea General Ordinaria de aprobación de ejercicios adeudados y elección de autoridades. Durante el proceso de normalización no procederá a la conscripción de nuevos socios, ni la reforma de estatutos.
El proceso de normalización deberá finalizarse en un plazo de ciento veinte días, prorrogables a pedido del interesado. El pedido de prorroga deberá fundarse. En caso de desistimiento o abandono del trámite, se procederá a iniciar su cancelación. Durante el proceso de normalización las siguientes irregularidades obstaculizaran su continuación. Para evaluar la misma se considerará, el no cumplimiento de plazos establecidos, sustitución de normalizadotes durante el proceso, la existencia de facciones internas irreconciliables entre asociados que impidan el normal desarrollo del procedimiento.
Cumplidos los lineamientos indicados, los Departamentos intervinientes emitirán informe sobre la finalización del proceso de normalización, el que se notificará por la Mesa de Entradas que corresponda previo a su archivo.
Solicitada la normalización de una entidad de segundo grado, cada entidad que participe en el pedido acompañará además de los requisitos comunes, acta de Asamblea General Extraordinaria en la que se ratifique su voluntad asociativa y designe representantes, un titular y un suplente, para participar en la asamblea de autoconvocados.