INSTRUCTIVO DPPJ - PERSONAS JURIDICAS - REGISTRO - RUBRICA DE LIBROS SOCIALES - A) FORMALIDADES DE LA NOTA DE PRESENTACION - QUIENES PUEDEN SOLICITARLA - CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
DEPARTAMENTO RUBRICA DE LIBROS SOCIALES.
I- PLAZO PARA SOLICITAR LA RUBRICA
Toda persona jurídica deberá, dentro de los 90 días corridos de su matriculación, proceder a la rúbrica de sus libros sociales ( art 201).
II- PROCEDIMIENTO
Se deberá observar lo establecido en el art 220 de la disposición.
A) FORM ALIDADES DE LA NOTA DE PRESENTACION
Podrá solicitarse por Minuta Rogatoria o por nota. (Anexo VII).
La nota de solicitud de rúbrica debe estar mecanografiada con la firma del peticionante certificada (en cuanto a identidad y cargo).
Debe salvarse toda testadura, enmienda o palabras interlineadas.
El timbrado correspondiente al pago de la tasa administrativa deberá constar en la nota de presentación no debiéndose admitir timbrados en blanco.
B) QUIENES PUEDEN SOLICITARLA
La rubrica puede ser solicitada por:
De conformidad con el art 4 inc f) de la disposición pueden solicitarla los autorizados, representantes y/o apoderados.
B.1.Autorizados.
Revisten tal carácter las personas que fueran autorizadas a solicitar la rúbrica, por instrumentos privados otorgados por los representantes legales.
Tal autorización deberá contar con la correspondiente certificación de firma.
B.2. Se entienden por representantes en:
a) Asociaciones Civiles / Fundaciones y Mutuales: Presidente o
Secretario.
b) Sociedades Comerciales: Presidente, Gerente, Administrador.
c) Sucursales de sociedades extranjeras, (art. 118º L.S.) y en UTE/ACE Representante legal.( art 220).
Se aclara que en el caso de las S.C.S. y S.C.A. quien podrá peticionar la rúbrica será el socio comanditado o tercero encargado de la administración.
El Vice-presidente de la asociación civil / Fundación / Mutual / sociedad comercial no se encuentra autorizado para peticionar la rúbrica, salvo que adjunte el Acta de Reunión de Comisión Directiva / Reunión de Directorio en que asumió por causa de enfermedad, viaje, ausencia o muerte del Presidente. El Acta debe estar certificada en cuanto a su contenido.
En el caso de asociaciones civiles / Fundaciones / Mutuales todo cambio en la composición de la Comisión Directiva / Consejo de Administración debió ser comunicada al Departamento Contralor, Departamento Inspecciones o Departamento Mutuales, según corresponda.
B.3. Apoderados
Se entiende por apoderados las personas a favor de quienes se hubiera otorgado poder general de administración y/o especial para rubricar.
Si la solicitud es firmada por Apoderado debe adjuntar fotocopia del
Poder.
En el caso que el Poder se haya otorgado en el Instrumento constitutivo, debe adjuntarse fotocopia del mismo. Se deberá tener en cuenta que si se lo apoderó para tramitar la constitución, su mandato culminó con la inscripción del Instrumento en la D.P.P.J., no está habilitado para rubricar.
Si el apoderado firmante de la solicitud es Escribano, Contador o Abogado no es necesaria la certificación de su firma, debiendo estampar su sello profesional.( art 28). En el caso de Abogados, se deberá exigir el comprobante de pago del Ius y Bono Profesional. (art 7)
C) CERTIFICACIÓN DE FIRMAS
a) En asociaciones civiles / Fundaciones y Mutuales: La firma del Presidente o Secretario puede estar certificada por Escribano, Juez de Paz, Registro Público de Comercio, Funcionario municipal en aquellas Municipalidades con Convenio suscripto con la D.P.P.J. y por el Delegado a cargo de la Delegación de D.P.P.J. El funcionario en su certificación deberá indicar: nombres, apellidos y Nº de documento de identidad de la persona de cuya firma se da fe. En el caso de las Delegaciones, no utilizar simplemente el sello de recepción sino firma y sello del Delegado. La acreditación del cargo invocado por el Presidente y/o Secretario de la asociación civil / Fundación / Mutual será verificada en Sede Central de la D.P.P.J. por el Dpto. Contralor.
b) En sociedades comerciales: La firma del Presidente puede estar certificada por Escribano, Juez de Paz o Registro Público de Comercio. En este caso no puede ser certificada por los Delegados a cargo de la Delegación de la D.P.P.J.
De conformidad con el art 23 de la disposición la autoridad certificante
debe certificar el carácter o cargo incocado por el firmante.Si la autoridad certificante certifica sólo la identidad y no el cargo invocado del peticionante, deberá adjuntarse fotocopia del Instrumento que lo acredite como tal. Por ej: Contrato constitutivo o Acta de Asamblea / Reunión de socios de elección de autoridades y de corresponder, Acta de distribución de cargos. En el caso de las Actas, deben estar certificadas en cuanto a su contenido.
Si la certificación la efectúa un Escribano cuyo Registro no pertenece al Colegio de Escribanos de la Pcia. de Bs. As., su firma debe estar legalizada por el Colegio de extraña jurisdicción al cual pertenezca su Registro Notarial. (art 22 de la Disposición)
III- RUBRICAS POR ESCRIBANO
Los escribanos intervinientes deberán ajustarse a los art 210 y 211 de la disposición y al presente instructivo.
Debe adjuntarse testimonio o primer copia de la Escritura y una fotocopia certificada de la misma, al efecto de su inscripción, dentro de los 30 dias de otorgado el acto.
La Escritura debe detallar:
- datos de la asociación civil / Fundación / Mutual / sociedad comercial: nombre completo, sede social, Nº de Legajo y Nº de Matrícula;
- nombre completo de los Libros que se rubrican, su Nº y cantidad de folios totales. En caso que, algún libro ya esté utilizado parcialmente deberá consignar dicha circunstancia y hasta qué Nº de folio está ya utilizado;
- nombre completo del Libro anterior al que se peticiona la rúbrica, debiendo consignar sus datos de rúbrica (autoridad y fecha), cantidad de folios totales y último folio utilizado.
- de haberse extraviado el Libro anterior, debe consignar los datos de la denuncia de extravío (autoridad ante quien se realizó y fecha);
- debe consignar que retiene los Libros hasta que la Escritura se devuelva inscripta por parte de la D.P.P.J.;
- indicar que se ha abonado (de corresponder) el timbrado
- por tasa administrativa por cada Libro cuya rúbrica solicita.
IV) DELEGACION
A) FORMALIDADES DEL ACTA DE RUBRICA DE LA DELEGACION.
1º) Deben ser confeccionadas en forma mecanografiada en doble ejemplar, uno para la entrega al interesado una vez inscripta y la otra debe quedar en el Legajo de rúbrica. Por lo tanto, si la Delegación desea llevar un Archivo de las Actas inscriptas deberá extraer una fotocopia o hacer la con dos copias.
2º) Indicar el Nº de Legajo y Nº de Matrícula. Se recomienda cotejarlos en el sistema informático.
3º) Indicar la denominación de la asociación civil / Fundación / Mutual / sociedad comercial en forma correcta y completa. Se recomienda cotejarlos en el sistema informático.
4º) El Acta debe ser firmada por el Delegado de la D.P.P.J., debiendo constar su firma y sello. No debe ser firmada por el peticionante.
5º) En el caso de efectuar enmiendas, agregados o palabras interlineadas, deben ser salvadas en debida forma al pie del Acta con la firma y sello del Delegado interviniente.
6º) En el caso que se peticione la rúbrica a través de una Escritura, el Delegado no debe confeccionar el Acta de rúbrica dado que, se inscribe la Escritura.
7°) Consignarse en el acta los datos completos del libro a rubricar:
- Nombre completo
- N°de Libro
- Cantidad de folios totales. Si el libro ya está utilizado determinar
- hasta que N°de folio se utilizó.
8°) Consignarse en el acta datos completos del libro anterior:
- nombre completo del libro
- N°de Libro
- datos de rubrica (autoridad y fecha)
- cantidad de folios totales
- último folio utilizado
Debe constar claramente la autoridad de rúbrica del Libro anterior D.P.P.J. de fecha ….Oficina Delegada de….Acta N°….de fecha …Escritura N°de fecha….,pasada ante el Notario….del Partido de …...
9º) A efectos de evitar inconvenientes, agregar al expediente fotocopia de la constancia de rúbrica del libro anterior y del último folio utilizado o certificado de representante legal, síndico, o contador conforme a lo establecido en el memorando 003/2008.
10º) Si el Libro anterior fue rubricado por Escribano, se deberá controlar que la Escritura esté inscripta en la D.P.P.J.
11º) En caso de extravío del Libro anterior al que se solicita la rúbrica, deberá consignarse en el Acta los datos completos de la denuncia: fecha y autoridad ante quién se realizó.
12º) En caso que la entidad requiera la rúbrica de parte de los Libros por el trámite “común” y parte por el denominado trámite especial deberá presentar dos notas de solicitud, cada una con las formalidades requeridas y pago de la tasa administrativa correspondiente.
13º) En el caso de trámites “especiales” o “preferenciales” enviados por la Oficina Delegada por “fax” a Sede Central, deberá agregarse al expediente la pertinente autorización emitida por el Departamento de Rúbrica y enviada por fax